A GymBase rendszer egyik alapköve a jogosultságrendszer. Minden felhasználónak csak ahhoz fér hozzá, amihez van jogosultsága. Egy felhasználó jogosultsági körét az határozza meg, hogy milyen munkakörben van. Egy munkakör szerkesztésekor kiválaszthatjuk, hogy milyen modulokhoz, illetve funkcióhoz férhessenek hozzá a munkakörbe tartozó felhasználók. Csak olyan munkaköröket szerkeszthetünk, amelyek sorrendben a mi munkakörünk alatt vannak. A sorrendet a lista átrendezésével módosíthatjuk. Egy jogosultságot csak akkor adhatunk meg egy munkakörnek, ha mi is rendelkezünk vele. Amennyiben szeretnénk megnézni, hogy egy adott munkakörbe tartozó felhasználó mihez fér hozzá, kattintsunk az Előnézet gombra. A jogosultságok modul szerint csoportosítva vannak, a sarokban található gomb segítségével egyszerre odaadhatjuk, illetve elvehetjük az összes modulhoz tartozó jogosultságot.
Egy jogosultság 3 féle színű lehet:
- Zöld: az adott munkakörbe tartozó felhasználók rendelkeznek vele
- Piros: az adott munkakörbe tartozó felhasználók nem rendelkeznek vele
- Fekete: az jogosultságot nem tudjuk odaadni, illetve elvenni, mert mi sem rendelkezünk vele